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18 juillet 2011

NOTIONS IMPORTANTES DE GESTION

photo 1.jpgLa gestion d’une entreprise nécessite non seulement une bonne organisation personnelle (chef d’entreprise) et collective (équipe) mais surtout, une connaissance et une maîtrise de certaines notions de gestion non moins importantes.

Même si vous décidez de sous-traiter la comptabilité de votre entreprise à un professionnel (par ce qu’il y a certaines notions de gestion que vous cernez difficilement), il y a trois notions de gestion que vous devez, en tant que chef d'entreprise, absolument connaître :

 Le seuil de rentabilité, encore appelé « point mort »,
 Le fonds de roulement,
 Le besoin en fonds de roulement.

photo 2.jpgLE SEUIL DE RENTABILITÉ OU "POINT MORT"

 Définition
Encore appelé « Point Mort », le seuil de rentabilité est un concept de gestion très important en création d'entreprise pour estimer les chances de réussite du projet.

Il correspond au niveau de chiffre d'affaires au-delà duquel l'entreprise commence réellement à réaliser un bénéfice. C'est-à-dire le chiffre d'affaires minimum que le créateur devrait impérativement réaliser au cours d'un exercice pour couvrir au moins toutes les charges de cet exercice.

Il s'agit donc du niveau d'activité qui permet, grâce à la marge réalisée (différence entre le niveau des ventes et les charges variables découlant implicitement du chiffre d'affaires) d'avoir les moyens de payer toutes les autres charges de l'exercice, c'est-à-dire les charges fixes.
Les charges variables sont également appelées "charges opérationnelles" tandis que les charges fixes sont qualifiées aussi de "charges structurelles".

 Comment le calcule-t-on ?
Pour calculer ce point mort, il faut :

Etape 1 : Répartir l'ensemble des charges de l'exercice en deux catégories :

1. le montant de toutes les charges fixes : ensemble des dépenses que l'on doit obligatoirement assumer, que l'on vende ou que l'on ne vende pas. Par exemple : loyer du local commercial, salaires, charges sociales, primes d'assurance, honoraires de l'expert- comptable...

2. le montant de toutes les charges variables : montant des dépenses découlant automatiquement du niveau des ventes. Ce sont essentiellement les approvisionnements correspondant au chiffre d'affaires réalisé, les frais de transport sur achats et/ ou sur ventes, le commissionnement versé sur les ventes...

Etape 2 : Calculer la marge sur coûts variables qui est égale au montant prévisionnel des ventes diminué des charges variables entraînées automatiquement par ces ventes.

Etape 3 : Traduire cette marge en pourcentage de chiffre d'affaires, il s'agit du taux de marge sur coûts variables, en divisant la marge sur coûts variables par le montant du chiffre d'affaires et en multipliant le résultat par 100.

Etape 4 : Diviser le montant des charges fixes par ce taux de marge pour obtenir le seuil de rentabilité : montant de chiffre d'affaires qui permettra de payer toutes les charges fixes.

Dès que les ventes dépasseront le point mort, l'entreprise commencera à dégager des bénéfices.

Le point mort, ou "seuil de rentabilité", est un bon indicateur pour compléter l'approche de réalisme du projet, car on peut le traduire concrètement en nombre d'heures à facturer, en nombre d'articles à vendre en moyenne par jour (ou par semaine), etc.

Exemple : si je veux lancer une activité de vente de bouteille de gaz domestique sur les marchés périodiques d’Abidjan, il est très utile que je sache (après calcul en fonction de mon projet) qu' il me faudra, en moyenne, vendre au moins 15 bouteilles par jour de marché, pour ne pas faire de pertes.

NB : Pour juger du réalisme d'un projet, il est bon de traduire concrètement le "point mort" en nombre moyen de ventes
- à réaliser par jour ou selon toute autre périodicité plus adaptée.
- à partir d'un montant unitaire moyen si l'on vend des produits ou des prestations à différents prix.

 Calcul schématique du point mort (ou "seuil de rentabilité")

1. Chiffre d'affaires prévisionnelles HT
2. Charges variables
3. Chiffre d'affaires - charges variables = marge sur coûts variables
4. Marge sur coûts variables / chiffre d'affaires = taux de marge sur coûts variables
5. Charges fixes / taux de marge sur coûts variables = seuil de rentabilité


Gardez cette notion à l'esprit pendant la phase de démarrage de votre activité. C'est très important, car tant que votre seuil de rentabilité n'est pas atteint, votre activité va générer des pertes de démarrage.

Exemple : si vous avez prévu d'atteindre votre point mort après 7 mois d'activité, cela veut dire que pendant les 7 premiers mois le fonds de roulement de votre entreprise (argent disponible pour fonctionner au quotidien) sera amputé, au fur et à mesure, à hauteur desdites pertes.

Soyez donc très attentif à votre trésorerie car, en matière de gestion, il existe une équation redoutable :
Trésorerie = Fonds de Roulement - Besoin en Fonds de Roulement

D'où l'importance de bien connaître :

- le montant du fonds de roulement,
- et le niveau du besoin en fonds de roulement de l'entreprise (BFR).

photo 3.jpgLE FONDS DE ROULEMENT

Définition
Le fonds de roulement est une notion d'équité du bilan fonctionnel d'une entreprise. Il existe deux niveaux de Fonds de Roulement :

 Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG),
 Le Fonds de Roulement Financier.

En général lorsque rien n'est précisé, par « Fonds de Roulement » (FR), il faut comprendre Fonds de Roulement Net Global (FRNG).
Comme pour le « fonds de commerce », le « fonds de roulement » s'écrit « fonds » avec un « s » et non pas « fond de roulement ».

Le Fonds de Roulement (Net Global)

Définition
Le Fonds de roulement est défini comme l'excédent de capitaux stables, par rapport aux emplois durables, utilisé pour financer une partie des actifs circulants. Le fonds de roulement (FR) représente une ressource durable mise à la disposition de l'entreprise par ses actionnaires à long terme ou qu'elle crée via l'argent dégagé de son exploitation afin de financer les investissements et les emplois nets du cycle d'exploitation.

Ainsi, le FR correspond à :
 la partie des ressources stables qui ne finance pas les emplois durables.
 la partie des actifs circulants financée par les ressources stables.

Calcul

 FR = Capitaux permanents – Actifs immobilisés

ou FR = Actifs circulants – Dettes à court terme

 Ressources stables et durables :
Capitaux propres + Autres fonds propres + réserves + Dettes financières + Ecarts de conversion passif + Amortissement et provision (actif immobilisé) + Provisions pour risques et charges + Capital souscrit non appelé - Primes de remboursement des obligations

 Emplois durables :
Actif immobilisé brut + Charges à répartir sur plusieurs exercices + Ecarts de conversion actif (sur ces créances/Dettes a plus d'1 an d'échéance lors de leur création)

 Fonds de roulement net global :
Ressources stables et durables - Emplois durables

À quoi sert le fonds de roulement ?
Le fonds de roulement sert à financer le besoin en fonds de roulement (BFR). Plus précisément, le FR devrait servir à financer la partie stable du BFR.

Grossièrement, la partie stable du BFR correspond aux éléments indispensables pour démarrer et maintenir le cycle d'exploitation de l'entreprise.

Par exemple, une entreprise doit acheter (et donc payer) ses matières premières, puis lancer la production (et payer les salaires des ouvriers...), et c'est seulement après qu'elle pourra vendre sa production aux clients (et enfin se faire payer). Les dépenses générées par l'activité de l'entreprise précèdent les recettes issues des ventes. C'est parce que les décaissements précèdent les encaissements qu'il existe un besoin de financement.

De plus, ce besoin de financement se renouvelle sans cesse au cours du cycle d'exploitation. Il est stable dans le temps pour un niveau d'activité constant (avec une nuance relative à la saisonnalité de l'activité).
C'est pour cela que la partie stable du BFR devrait être financée par des ressources stables (le FR), en vertu du principe d'équilibre financier.
En revanche en période de forte croissance le BFR croît proportionnellement et doit donc être financé par apport de capitaux stables.
C'est pourquoi une entreprise à croissance forte et rapide devient vite financièrement fragile si son BFR n'est pas comblé et soutenu dans la même proportion.

Niveau du Fonds de Roulement

Si le FR est supérieur à 0 alors les emplois durables sont intégralement financés par des ressources stables.

Si le FR est suffisamment important pour financer l'intégralité du BFR (si FR>BFR), alors l'entreprise dispose d'une Trésorerie Nette (TN) positive.

À l'inverse, quand le BFR est supérieur au FR, l'entreprise a recours à des ressources « à court terme » pour financer une partie du BFR. Ces ressources « à court terme » sont des passifs de Trésorerie.

Ainsi, il est possible d'écrire les relations suivantes :

FR = BFR + TN
ou
TN = FR - BFR

La trésorerie n'est envisagée ici que comme un solde, un reliquat de ressources non utilisées.

Le Fonds de Roulement financier
Le fonds de roulement financier est la différence entre les actifs à moins d'un an (Court terme) et les dettes à moins d'un an (Court terme).
Un actif (resp. passif) à moins d'un an est un actif (resp. passif), dont l'échéance est inférieure à un an.
Le FR financier est utilisé lors de l'évaluation de la liquidité et de la solvabilité d'une entreprise.

photo 4.jpgLE BESOIN EN FONDS DE ROULEMENT (BFR)

Qu'est-ce que le BFR ?
Durant tout le cycle d'exploitation :

1. L'entreprise est amenée à engager des dépenses, qui ne seront récupérées que lors de l'encaissement des ventes ou des prestations.

Par exemple :
- si son activité consiste à vendre des marchandises, l'entreprise devra acquérir un stock minimum, avant même de commencer à fonctionner,
- si elle consiste à produire ou à transformer des biens, elle devra acheter ses matières premières, puis lancer la production et rémunérer ses salariés avant de pouvoir commercialiser ses produits et se faire payer.
- si elle consiste à effectuer des prestations "intellectuelles" (conseil, expertise...), l'entrepreneur devra travailler un certain nombre de jours et supporter ses frais avant d'adresser sa note d'honoraires.

2. Lorsque l'activité nécessite d'accorder des délais de règlement aux clients, l'argent dû par les clients, après livraison, constitue une "créance client".

3. Mais les fournisseurs pourront accorder, eux aussi, des délais permettant de ne pas payer immédiatement leurs factures. C'est le "crédit fournisseur".

4. Il existe donc une "masse d'argent" à mobiliser, nécessaire au fonctionnement de l'entreprise, au même titre qu'il est nécessaire d'en mobiliser pour payer les locaux, machines, équipements, etc., qui correspond à la différence entre les besoins de financement du cycle de production (stocks + créances clients) et les ressources apportées par le crédit fournisseur.
Cette masse d'argent immobilisée dans l'entreprise est appelée "Besoin en fonds de roulement" (BFR).

La croissance de l'entreprise entraînant une augmentation de volume de ce BFR, cela explique les difficultés de trésorerie qu'elles peuvent rencontrer si leur propre rentabilité ne permet pas de faire face au surcroît de financement nécessaire.

Il est donc très important de surveiller son évolution avec précision. En le traduisant en nombre de jours de chiffre d'affaires, il est facile d'anticiper des problèmes de trésorerie au cas où le chiffre d'affaires de l'entreprise augmenterait brutalement.

Au départ (création de l'entreprise) il est nécessaire de prévoir les ressources nécessaires pour couvrir ce BFR qui devra être considéré comme un investissement.
Dans la très grande majorité des cas, ce besoin sera à couvrir par des capitaux permanents (fonds propres, subventions, dettes à long et moyen terme), au même titre que les autres investissements.
Au fur et à mesure que l'entreprise se déploiera et que les banques prendront confiance dans sa pérennité, elles accepteront de financer partiellement ce besoin, notamment en cas de forte saisonnalité ou de cycle d'exploitation très long, par des crédits à court terme adaptés et des garanties.

Calcul du BFR

Pour calculer le BFR, il convient de chiffrer, si possible à leur niveau maximum (c'est à dire généralement en fin d'année ou en fin de pointe d'activité saisonnière) :

les stocks de matières premières dont l'entreprise devra disposer à tout moment, en tenant compte des cadences d'approvisionnement, des contraintes de fabrication et du niveau d'activité,

les stocks d'encours qui seront déterminés en fonction de la durée du cycle de fabrication et des coûts de production déjà imputables à ces stocks (main-d'oeuvre, énergie'),

les stocks de produits finis et de pièces détachées ou de sous-ensembles nécessaires pour faire face à la demande des clients dans des délais raisonnables,

le montant des "créances clients" en attente de règlement, évaluées TTC. Ce montant est bien sûr fonction de l'importance du chiffre d'affaires mais aussi du délai qui s'écoule entre la livraison et le règlement par le client (délai de facturation et délai de règlement),

le montant des "crédits fournisseurs" évalués TTC, qui correspond aux délais de paiement accordés par les fournisseurs et qui est donc fonction du volume des achats.

Le fait de retenir les montants TTC et non les montants HT est destiné ici à attirer l'attention du créateur sur l'impact de la TVA sur sa trésorerie : au démarrage et au rythme (trimestriel ou mensuel) de ses déclarations, il va commencer par payer de la TVA à ses fournisseurs, avant d'en collecter auprès de ses clients.

Il ne pourra se faire rembourser la TVA sur ses achats que lorsqu'il aura commencé à en percevoir significativement de ses propres clients (le fisc veut être certain de l'existence d'une activité commerciale).

La formule générale du calcul du besoin en fonds de roulement en création d'entreprise est la suivante :

Besoin en fonds de roulement (commerce-production) = Stocks moyens HT(Stocks minimum de matières premières, de produits en cours de fabrication et de produits finis dont on doit disposer en permanence pour exercer l'activité dans des conditions normales) + Encours moyens créances clients TTC (Moyenne des sommes qui seront, en permanence, facturées aux clients mais non encore réglées) - Encours moyens crédits fournisseurs TTC (Total moyen des factures qui seront dues aux fournisseurs, en fonction des délais de paiement que ceux-ci accordent de manière permanente)

En "régime de croisière", comme c'est le cas lors d'une reprise d'entreprise, tous les calculs sont par contre à mener Hors Taxe, le décalage de la TVA étant pris en compte par ailleurs dans les dettes fiscales de l'entreprise et contribuant à en diminuer le BFR.
L'entreprise collecte en effet habituellement plus de TVA auprès de ses clients qu'elle n'en paye à ses fournisseurs (son chiffre d'affaires est supérieur à ses coûts d'achats). Elle bénéficie donc d'un crédit de TVA permanent lié au décalage entre la collecte, la déclaration et le reversement au fisc.

Autre différence entre le schéma ci-dessus et la comptabilité générale : les sommes dues aux salariés et aux organismes sociaux (paiement des charges sociales).

Le bilan de l'entreprise doit en effet comptabiliser au titre de ses dettes les salaires non encore payés, les primes, les droits à congés payés acquis, ainsi que les charges sociales non encore réglées. Dans l'élaboration d'un compte de résultat prévisionnel et d'un plan de financement prévisionnel d'une création d'entreprise, il est prudent de considérer comme réglés immédiatement les salaires et charges et de ne pas oublier l'impact des périodes de vacances des salariés sur la capacité de production de l'entreprise.

Cas particulier des activités de services
Si l'activité consiste à effectuer des prestations de services (en particulier de nature intellectuelle) en principe, elle ne nécessite pas de stocks. Dans ce cas, il n'y a pas de composante " stocks moyens " dans le BFR. Elle est remplacée par une composante " travaux en cours ", c'est-à-dire un volant de charges courantes à avancer en permanence avant de pouvoir facturer les prestations.
Pour cela, il convient d'évaluer le coût d'une journée de travail, toutes charges courantes comprises (rémunération incluse), et estimer, en fonction des types de commande ou de mission, combien de jours de travail sont nécessaires, en moyenne, avant de facturer.
Si un acompte à la commande peut être obtenu à chaque fois, une composante "encours moyen acomptes clients " remplacera la composante "encours moyen fournisseurs ".

Remarque : pour une activité de services qui nécessiterait quand même l'emploi de matières premières ou de produits finis, le BFR comporterait en plus les composantes "stocks" et "fournisseurs".
Besoin en fonds de roulement (professions libérales) = Travaux en cours (Volant de charges courantes à avancer en permanence avant de pouvoir facturer) + Encours moyens créances clients TTC (Moyenne des sommes qui seront, en permanence, facturées aux clients mais non encore réglées) - Encours moyens acomptes clients TTC (Total moyen des acomptes versés par les clients lors de la signature des contrats)

Même remarque que ci-dessus : en "régime de croisière", comme c'est le cas lors d'une reprise d'entreprise, tous les calculs sont par contre à mener hors taxe.

Cas particulier des "micro-projets"
S'agissant de "micro-projets", le calcul du BFR est simplifié. On retient généralement une évaluation forfaitaire qui correspond à un ou deux mois de charges + un ou deux mois de revenu (revenu minimal incompressible), auxquels s'ajoutent le stock outil, s'il y a lieu.
Rappel : le "stock outil" correspond au stock minimal qui est nécessaire en permanence à l'entreprise pour pouvoir fonctionner correctement.

En ce qui concerne les entreprises soumises au régime fiscal de la micro-entreprise (parmi lesquelles figurent les auto-entrepreneurs), la composante "créances clients" est à prendre HT, alors que la composante "stocks moyens" sera TTC.
Seule la composante "fournisseurs' ne change pas.


Exemple de calcul du BFR

Pour une entreprise de production présentant les caractéristiques suivantes :
- Chiffre d'affaires (CA) HT : 500 000 FCFA
- CA TTC : 598 000 FCFA
- Les achats représentent 40 % du CA HT soit 200 000 FCFA (239 200 FCFA TTC)
- Conditions de règlement des clients : 40 % des clients règlent à 30 jours et 60 % à 60 jours.
- Conditions de règlement des fournisseurs : 30 % des fournisseurs se font payer à 60 jours et 70 % à 30 jours.
- Stocks matières premières : 1,5 mois d'achats HT
- Stocks produits finis : 8 jours de CA HT

Le calcul du BFR sera fait de la manière suivante :

1) Créances clients :
40 % x 30 jours = 12 jours
60 % x 60 jours = 36 jours
Soit au total : 48 jours de CA TTC (les factures sont libellées TTC)
598 000 euros x 48 / 365 jours = 78 640 FCFA

2) Stocks de matières premières :
200 000 x 1,5 / 12 mois = 25 000 FCFA
3) Stocks produits finis :
500 000 x 8 / 365 jours = 10 960 FCFA

4) Crédit fournisseur :
30 % à 60 jours = 18 jours
70 % à 30 jours = 21 jours
Soit 39 jours d'achats TTC
239 200 euros x 39 / 365 jours = 25 600 FCFA.

BFR = (78 640 + 25 000 + 10 960) - 25 600 = 89 000 FCFA

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A BIENTÔT !

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